海外の顧客や取引先に質問メールを英語で送らなければいけないけど、
どうやって書けば良いのでしょうか？
「最初の一文はどう書くのだろう？」
「状況に応じた質問メールをどうやって書けば良いのかわからない。」
質問メールを海外の顧客や取引先に送るとき、
どうやって英文に起こせば良いのか迷いますよね。
私自身、海外営業の仕事を始めたときに、
どうやって質問メールを送ればよいのか迷っていたことがあります。
英語の質問メールは、メールを送る相手やシチュエーションによって表現が変わるので、
今回の記事でテンプレートを知ってください。
今回の記事では質問メールを英語で送るときに使えるビジネス英語表現を紹介します。
ぜひ、それぞれのシチュエーションに合わせて英語表現をテンプレ化して使ってみてください！
質問メールの趣旨を伝える最初の一文
質問メールを相手に送る時にどんな趣旨のメールなのかを相手に伝える必要があります。
メールの趣旨がわかれば、メールを受け取った相手も質問メールにも回答しやすくなります。
ここからは質問メールの趣旨を伝える英語表現を紹介します。
・I have a question.
質問があります。
・I contacted you because I wanted to confirm.
確認したいことがあって連絡しました。
・I have a question about the product.
製品について質問があります。
・I have a question about this issue.
この問題について質問があります。
・I would like to confirm this issue.
この問題について確認したいことがあります。
・I would like to confirm the inquiry.
問い合わせ事項について確認したいことがあります。
・I have any question about this problem.
この問題についていくつか質問があります。
・I would like to confirm the schedule .
スケジュールについて確認したいです。
・Please tell me the detail.
詳しく教えてください。
・Please tell me the detail issue.
詳しい問題について教えてください。
日本語のメールを送る時もどんな趣旨のメールなのかがわからないと、
メールを受け取る相手も理解するまでに時間がかかりますよね。
また、間違えた解釈で理解してしまうということも起こり得るので、
メールを書くときにはどんな要件なのか趣旨を正しく伝えましょう。
紹介した英語表現をテンプレにして、メールを送る趣旨を相手に伝えましょう。
進捗状況を確認するとき
プロジェクトを担当していると
同僚や取引先へ進捗について質問メールすることはありますよね。
質問メールを送る相手が外国人の場合、英語を使って確認をしなくてはいけません。
なので海外で仕事をする上では、英語で進捗確認をするのは避けては通れません。
ではここからは進捗確認をするときに使える英語表現を紹介します。
・How is that after that?
その後いかがでしょうか？
・How about the matter I was asking for after that?
私が依頼していた件はその後いかがですか？
・How about the matter I requested the other day?
先日私が依頼した件はその後いかがですか？
・Please tell me the current situation.
現在の状況を教えてください。
・How’s the progress?
進捗はいかがですか？
・Please tell me the progress of production.
制作の進捗を教えてください。
・Please tell me the delivery date.
納期を教えてください。
・When can you give me an answer?
いつ回答を頂けますか？
・Please tell me the progress again.
また進捗を教えてください。
・By when can you give me an answer?
いつまでに回答を頂けますか？
進捗状況を確認するメールは、社内でも社外でも日常的に行います。
その点は日本でも、海外でもやることは同じです。
海外との仕事をする上で、英語を使った確認を取ることは必須ですので、
確認をする英語表現は覚えておきたいところです。
さらに詳しくは記事にまとめたので
こちらから確認してみてください。
CHECK IT!
紹介した英語表現をテンプレにして、相手に確認メールを入れてみてください。
購入を検討している製品について
製品を購入しようとすると製品の特徴について問い合わせするとき、
日本語であれば、気になることを気軽に質問できますが、
英語になると質問が途端に難しくなりますよね。
ここからは製品に関する質問をするときの英語表現を紹介します。
・Please tell me the features of the product.
製品の特徴を教えてください。
・How much is the product?
その製品はいくらですか？
・What are the benefits of introducing the product?
製品導入メリットを教えてください。
・Please tell me the comparison with other companies.
他社比較を教えてください。
・Please tell me the running cost.
ランニングコストを教えてください。
・Please tell me the schedule until the cost recovery.
費用回収までのスケジュールを教えてください。
・Please tell me the delivery date.
納期を教えてください。
・Please tell me about the following items.
次の項目について教えてください。
・What is the product warranty?
製品の保証について教えてください。
・Please give me a quote.
見積もりをください。
海外から製品を購入しようとするときに使える英語表現を紹介しました。
海外メーカーから商品を購入するときには英語でのコミュニケーションが必要不可欠です。
日本語では何気なく会話をすることができますが、
英語になると意外と言葉が出てこなくて会話に困る場面が多いかと思います。
紹介した「質問メール」の英語表現をテンプレ化にして、
製品購入時でのコミュニケーションの場面で活用してみてくださいね。
注文・購入した製品について
製品を注文した後や購入した製品について、
問い合わせをしなくてはいけない場面はたくさんあります。
注文をしたけどキャンセルをしなくてはいけない、
納期を変更したい、といったメールを送りたいときが出てくることでしょう。
また購入した製品の不具合の対応を依頼しなくてはいけないと言うことも出てくることもあります。
そこで注文・購入した後に使える質問メールの英語表現を紹介します。
・Could you tell me when it will be delivered?
いつ頃到着するか教えて頂けますか？
・I ordered a tablet (order #12345) on July 30th 2021 but I haven’t received it yet.
2021年7月30日に注文したダブレット(注文番号12345)ですが、まだ届いておりません。
・I received the product but when I opened the box, there was a scratch on the screen.
製品が届き、箱を開けてみるとディスプレイに傷がありました。
・Since it is under warranty I would like to exchange it or get a refund.
保証期間内なので、交換か返金をして頂けますか？
・Could you tell me what to do?
手続きを教えて頂けますか？
・I ordered a black tablet. but I received a red one.
私は黒のタブレットを注文しました。しかし、届いた製品は赤い製品でした。
・I would like to request an exchange.
私は交換をお願いしたいです。
・Could you tell me what to do?
手続きを教えて頂けますか？
・I received the product but when I opened the box, the AC adapter was missing.
製品が届いたので箱を開けてみると、付属品のACアダプターがありませんでした。
・Could you send one to the following address?
次の宛先までに送付していただいてもよろしいでしょうか？
購入した製品について何もなければ問題ありませんが、
万が一何か不足の自体が発生すると、問い合わせをしなくてはいけない状況が発生します。
紹介した英語表現をテンプレにして実際の場面で活用してくださいね。
製品の発送状況を確認するとき
購入した製品や注文を受けた製品の発送状況を確認する場面は、
ビジネスシーンではよく見かける光景です。
日本語でのやりとりならメールを送ることは簡単な作業でも
英語になるとフレーズが出てこないと言うことはよくあります。
そこで製品の発送状況を確認するときに使える英語表現を紹介します。
・Could you tell me when it will be delivered?
いつ頃到着するか教えて頂けますか？
・Please tell me the delivery date.
納期を教えてください。
・Is it possible to shorten the delivery time?
納期短縮は可能ですか？
・We are pleased to inform you that your order was dispatched by FEDEX today.
本日FEDEXにてご注文の商品を発送したことをご連絡します。
・The estimated arrival date is 5th Nov.
配送予定日は11月5日です。
・Please wait one more day.
もう一日お待ちください。
・Please check the status of your order on our website.
発送状況は当方のウェブサイトをご確認ください。
・Could you ship the item combined?
品物をまとめて発送して頂けますか？
・Could you send it out early?
すぐに送って頂けますか？
・Could you tell me the delivery schedule?
発送の予定を教えて頂けますか？
発送状況の確認は日本と海外のどちらでも行われます。
日本語では簡単なことでも英語になると表現に困ってしまうということがあります。
紹介した英語表現をテンプレとして活用してみてくださいね。
まとめ
日本語であれば簡単に質問ができるのに、
英語になると途端に難しくなってしまうという状況はビジネスシーンではよくある光景です。
私自身、初めて海外営業の部署に異動したときに
うまく相手に英語で質問ができなくて困っていたことがありました。
わからない表現は自分で調べて思考錯誤を繰り返していましたが、
テンプレを自分で用意した方が効率よく仕事を進められることに気がついてきました。
テンプレを用意することで、
これまで調べていた時間がもったいないと感じる程、仕事の効率が上がります。
今回紹介した「英語での質問メール」を、
ご自身の仕事に応用してぜひテンプレとして活用してみてくださいね。
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